Vedtægter for Haveforeningen Lundtoftegård 2024

§ 1. Haveforeningens navn og stiftelse

Foreningens navn er Haveforeningen Lundtoftegård. Foreningens hjemsted er Nymøllevej 135, 2800 Kongens Lyngby i Lyngby-Taarbæk Kommune.
Foreningen er stiftet i 1972 imellem Kolonihaveforbundet og Lyngby-Taarbæk Kommune (ejer).
Husene blev placeret i 1975. Lejemålet løber i den til enhver tid af Lyngby-Taarbæk kommunes fastsatte periode i henhold til kontrakten med Kolonihaveforbundet. Af senest indgåede lejekontrakt af den 18.2.2020, er lejemålet fra kommunens side uopsigeligt frem til den 31. december 2029.
Arealet, hvor foreningen er beliggende, er at betragte som offentligt tilgængeligt parkområde. Offentligheden har derfor adgang til at færdes på veje og stier i området i tidsrummet mellem kl. 8 til kl. 21 i åbningssæsonen (1. april-30. september). Parkeringspladsen er offentlig tilgængelig, jf. lejekontrakten med kommunen.
De 41 haver, der er beliggende i foreningen på hver ca. en 200 kvm. lejet grund, har status som daghaver. Til foreningen er tilknyttet et fælleshus med toiletfacililter.

§ 2. Formål og virke

Foreningen har til formål at administrere og forvalte det af Lyngby-Taarbæk Kommunes lejede areal på matrikel nr. 9a. til kolonihaveformål i overensstemmelse med de bestemmelser, der er lagt til grund herfor, samt for området i sin helhed, jævnfør vedtægter for Kolonihaveforbundet og dennes nordøstsjællandskreds.
Foreningen skal igennem sin bestyrelse blandt andet sikre, at bestemmelser i en for området gældende byplan, lokalplan, tinglyst deklaration eller lignende vedrørende de samlede fællesarealer eller enkelte havelodder overholdes og respekteres af foreningens medlemmer.
Foreningen og dens medlemmer skal være medlem af Kolonihaveforbundet og den stedlige kreds. Dette medfører en forpligtelse til at følge Kolonihaveforbundets regler samt beslutninger truffet af Kolonihaveforbundet.

§ 3. Definitioner

1. Som medlem af foreningen anses den eller de personer (herunder medlejer), som har underskrevet en lejekontrakt.

§ 4. Medlemmer

Som medlemmer kan optages myndige personer, der har fast bopæl i Lyngby-Taarbæk Kommune og som samtidig med medlemskabets indgåelse, lejer et havelod i foreningen. Det kommende medlem skal godkendes af bestyrelsen.
Gifte eller samboende kan kun disponere over ét havelod.
Medlemmer skal til enhver tid kunne dokumentere at have rådighed over en bolig i kommunen. Ved flytning skal adresseændring meddeles formand eller kasserer senest 2 uger efter, at ændringen er sket.
Medlemskabet og lejeretten er personlig, og derfor kan haven under ingen omstændigheder lejes/lånes ud. Hvis der gentagne gange træffes personer på et medlems havelod og medlemmet ikke selv er tilstede, er bestyrelsen berettiget til at bortvise de pågældende fra haveloddet. Hvis et medlem ikke overholder reglerne om udlån, kan lejemålet ophæves, jf. ordensbestemmelserne.
Medlemmer optages som hovedregel efter ventelisten, som træder i kraft med første opskrivning pr. den 16. februar 2020 og er offentlig tilgængelig på foreningens hjemmeside. Bestyrelsen kan efter bemyndigelse fra generalforsamlingen fastsætte regler for ventelisteopskrivning og gebyrer, såfremt jordejer tillader det.
Medlemmet har ret til at få optaget en medlejer på en eksisterende lejekontrakt sammen med medlemmet. Medlejer har dog udelukkende brugsret til det af medlemmets lejede haveareal og kan ikke sidestilles med foreningens medlemmer. Medlejer vil således heller ikke kunne overtage lejeretten ved overdragelse fra lejer medmindre denne opfylder betingelserne.
Medlemmet har ret til at overdrage lejemålet til en ægtefælle/ registreret partner, en samlever (i mere end 2 år), en myndig slægtning i ret op- og nedstigende linje eller særbørn af en tidligere afdød ægtefælle/ registreret partner, hvis medlemmet sidder i uskiftet bo med dem, og hvis personerne opfylder de betingelser, der i øvrigt gælder for optagelse i foreningen.
Ved dødsfald fortsætter en evt. medlejer lejemålet. Hvis lejer stod alene på lejekontrakten, har en efterlevende ægtefælle/ registreret partner ret til at fortsætte lejeaftalen. En samlever i mere end 2 år, har samme rettigheder under forudsætning af, at samlivet bestod på tidspunktet for dødsfaldet. En myndig slægtning i lige op- eller nedstigende linje eller særbørn af en tidligere afdød ægtefælle/ registreret partner hvis medlemmet sad i uskiftet bo med dem har desuden ret til at få overdraget lejemålet. Fortsættelse af lejemålet samt overdragelse ved dødsfald forudsætter, at det nye medlem opfylder de øvrige betingelser for optagelse i foreningen.
Ved leje af havelod oprettes en lejeaftale, som regulerer lejeforholdet mellem foreningen og medlemmet. Der benyttes den af Kolonihaveforbundet udarbejdede kontrakt.
Medlemmer skal registreres i Kolonihaveforbundets medlemssystem.
Medlemskabet af foreningen og Kolonihaveforbundet ophører ved medlemmets opsigelse eller foreningens ophævelse af lejemålet efter reglerne i medlemmets lejekontrakt.
Foreningens medlemmer er forpligtet til at overholde alle bestemmelser, som pålægges af offentlige myndigheder, foreningens generalforsamling eller dens bestyrelse eller som forefindes i den indgåede lejeaftale, foreningens vedtægter og ordensbestemmelser. Ethvert medlem er ansvarlig for, at også vedkommende gæster overholder reglerne.
Haveforeningen er gjort bekendt med hovedkloakeringsledning, ligesom haveforeningen er bekendt med, at der på dette areal ikke må foretages bebyggelse, terrænændringer eller andre aktiviteter, der kan hindre, at der til enhver tid er adgang til at foretage vedligeholdelses- eller reparationsarbejder.
Se i øvrigt den gældende lejekontrakt fra Lyngby-Taarbæk Kommune, som er ejer af det lejede areal. Der gøres opmærksom på, at ejer har ret til at foretage reparations- og vedligeholdelsesarbejder på ledningerne og i den anledning foretage opgravninger uden, at lejer kan kræve erstatning. Ejer er dog forpligtet til at reetablere de nævnte arbejder.

§ 5. Hæftelse

Medlemmer hæfter solidarisk for de økonomiske forpligtigelser, herunder gæld, som foreningen optager, således som disse til enhver tid fremgår af foreningens regnskab. Desuden hæfter medlemmerne til at være med til at vedligeholde foreningens fællesarealer udover de fastsatte arbejdsdage, hvis der er behov for dette, for at overholde lejeaftalen med Lyngby-Taarbæk Kommune.

§ 6. Indskud, kontingent og andre pengepligtige ydelser

Ved indmeldelse i foreningen betaler det nye medlem et indskud. Ved internt havelodskøb betales halvdelen af indskuddet – dette bortfalder, hvis man i forvejen har indbetalt indskud ved 1. køb. Gebyret tilbagebetales ikke, når medlemskab af foreningen ophører. Indskuddet kan reguleres af generalforsamlingen.
Medlemskontingentet(havelejen), der betales 2 gange årligt, fastsættes på generalforsamlingen ud fra årsregnskabet, som foreningens bestyrelse har forelagt generalforsamlingen til godkendelse og opkræves med virkning fra 1. januar.
Den årlige jordleje, jævnfør lejekontrakten med Lyngby-Taarbæk Kommune, fastsættes af Lyngby-Taarbæk Kommune. Denne er reguleret i forhold til nettoprisindekset.
Generalforsamlingen kan fastsætte et engangsbeløb til større anlægsarbejder, f.eks. kloak, vandledningsnedlæggelse, opsætning eller renovering af el og lign. Sådanne engangsbeløb er en pligtig ydelse i lejeforholdet.
Hvis leje eller anden pligtig pengeydelse i lejeforholdet ikke er betalt rettidigt, kan foreningen opkræve et af generalforsamlingen fastsat gebyr for hver forsinket betaling samt bringe lejemålet til ophør efter reglerne i medlemmernes kontrakt.
Medlemskontingent til foreningen(haveleje) opkræves per mail med oplysninger om foreningens kontonummer og betalingsfrist for indbetaling. Pengeydelserne betales forud halvårligt per den 15. januar og den 15. juli. Haveleje kan reguleres af generalforsamlingen Det er alene medlemmets ansvar at sikre, at bestyrelsen ved kasserer, har adgang til korrekte mail- og adresseoplysninger.
Betaling anses for rettidig, når den betales senest 3. hverdage efter forfaldsdatoen eller når denne hverdag er en lørdag den følgende hverdag. Forfalder anden pligtig pengeydelse til betaling på en helligdag, en lørdag eller på grundlovsdag, udskydes forfaldsdagen til den følgende hverdag.
For nuværende gælder følgende regler:
Er medlemskontingent, afgifter etc. ikke betalt indenfor forfaldsdato vil:
Opkrævning samt 1. rykker sendes 3 dage efter forfaldsdato på 150 kr.
Opkrævning samt 2. rykker sendes 11 dage efter forfaldsdato på 300 kr.
Opkrævning samt 3. rykker sendes som anbefalet brev til medlemmets adresse. Der pålægges yderligere kr.450 i rykkergebyr. Denne skal betales straks ellers fortabes retten til havelodden.
I tilfælde af uforskyldt grund til den manglende betaling, vil bestyrelsen træffe beslutning om, der kan dispenseres fra ovennævnte bestemmelser.
Generalforsamlingen kan fastsætte en bod for manglende overholdelse af ordensbestemmelser, misligholdelse af haven, udeblivelse fra fællesarbejde samt manglende overholdelse af øvrige bestemmelser som medlemmerne er pligtige til at overholde.

§ 7. Ordensbestemmelser og vedligehold af det lejede

1. Generalforsamlingen fastsætter ordensbestemmelser m.m., som skal være gældende inden for området, og som foreningen gennem sin bestyrelse skal forvalte og administrere. 2. Generalforsamlingen fastsætter i ordensbestemmelserne, reglerne for vedligehold af medlemmets have, jf. ordensbestemmelserne.

3. Generalforsamlingen giver bestyrelsen bemyndigelse til brug af ekstern assistance, hvis dette skønnes nødvendigt, fx ved manglende vedligehold af have eller vandskade.

§ 8. Fællesarbejde

Der henvises til § 3 ordensbestemmelser. Ændringer i vedligeholdelsesafgiften behandles på generalforsamlingen.

§ 9. Ordinær generalforsamling

Foreningens øverste myndighed er generalforsamlingen.
Den ordinære generalforsamling afholdes hvert år i april måned. Indkaldelse hertil sker med 3 ugers skriftligt varsel.
Dagsorden til generalforsamling skal mindst indeholde følgende punkter:
Valg af dirigent og referent
Beretning
Årsregnskab med evt. revisionsberetning
Indkomne forslag
Godkendelse af budget, herunder reguleringer i pengepligtige ydelser
Valg af formand/kasserer
Valg af bestyrelsesmedlemmer/suppleanter
Valg af intern revisor og suppleant
Forslag, der ønskes behandlet på den ordinære generalforsamling, skal fremsendes skriftligt til bestyrelsens mail senest 14 dage før generalforsamlingens afholdelse. Indkomne forslag skal udsendes til medlemmerne senest 7 dage før generalforsamlingen. Behandling af forslagene forudsætter forslagsstillers tilstedeværelse på generalforsamlingen.
Ethvert medlem af foreningen samt dennes ægtefælle/registreret partner eller samlever, hvis denne er registreret som lejer/medlejer, har adgang til generalforsamlingen. Samme personkreds har ligeledes taleret ved generalforsamlingen, men dog ingen stemmeret.
Der kan kun afgives en stemme per havelod.
Afstemning på generalforsamlingen afgøres ved simpelt flertal. Dette gælder også ved vedtægtsændringer eller ordensbestemmelsesændringer samt

Optagelse af kollektive lån.
Ekstraordinære indskud.
Haveforeningens opløsning

Afstemning sker ved håndsoprækning, men skriftlig afstemning skal finde sted, hvis et medlem ønsker det. Stemmeberettigede er kun det medlem, der står som lejer på lejekontrakten.

Der kan stemmes ved fuldmagt, men fuldmagt kan kun overdrages fra lejer til dennes medlejer eller fra lejer til et andet medlem fra foreningen.
Et medlem kan afgive sin egen stemme og en ved fuldmagt. Alle forslag stemmes ved simpelt flertal uanset, hvor mange, der er fremmødte.

Referat fra generalforsamlingen underskrives af dirigenten, referenten samt formanden.

Referat udsendes per mail.

§ 10. Ekstraordinær generalforsamling

1. Ekstraordinær generalforsamling afholdes, når generalforsamlingen eller et flertal af bestyrelsens medlemmer med angivelse af dagsorden beslutter det.

2. Ekstraordinær generalforsamling afholdes endvidere, hvis mindst 33% af foreningens udlejede haver fremsætter skriftligt krav herom til bestyrelsen med angivelse af dagsorden. 3. Ekstraordinær generalforsamling indkaldes ved e-mail, subsidiært post med mindst 7 dages varsel. Bestyrelsen er i de stk. 1 og 2 nævnte tilfælde pligtig at indkalde til ekstraordinær generalforsamling inden 8 dage fra beslutningen eller begæringens modtagelse. Den ekstraordinære generalforsamling skal afholdes tidligst 2 og senest 3 uger efter indkaldelsen.

4. Når betingelserne for indkaldelse af en ekstraordinær generalforsamling er opfyldt, men bestyrelsen afviser at indkalde den, indkalder og afholder kredsbestyrelsen generalforsamlingen. De hermed forbundne udgifter afholdes af foreningen.

5. Ekstraordinær generalforsamling afstemmes ved simpelt flertal.

Referat fra ekstraordinær generalforsamling underskrives af dirigenten, referenten samt foreningens formand. Referatet udsendes per mail.

For både §9 og §10 gælder det, at i tilfælde af, at det ikke er muligt at afholde fysiske forsamlinger, kan dette foregå online/mail/brevafstemning.

§ 11. Bestyrelsen

1. Generalforsamlingen vælger blandt foreningens medlemmer en bestyrelse til at varetage den daglige ledelse af foreningen og til at udføre generalforsamlingens beslutninger. En opstillet, som er forhindret i at være til stede på generalforsamlingen, kan vælges i tilfælde af, at vedkommende har afgivet en skriftlig erklæring herom.

2. Bestyrelsen skal desuden sikre, at foreningen overholder regler, som er pålagt området udefra, f.eks. i en deklaration, en lokalplan eller en lejekontrakt.

3. Bestyrelsen består af 5 medlemmer, der vælges for en 2-årig periode. I ulige år vælges formand, to bestyrelsesmedlemmer, en suppleant, en revisor og en revisorsuppleant. I lige år vælges en kasserer, et bestyrelsesmedlem og en suppleant. Bestyrelsen konstituerer sig selv med næstformand og evt. en sekretær.

4. Hvis formand eller kasserer fratræder i en valgperiode indkaldes til en ekstraordinær generalforsamling for nyvalg medmindre fratræden sker umiddelbart inden en ordinær generalforsamling. Bestyrelsen træffer i samarbejde med Kolonihaveforbundet/dennes kreds denne beslutning.

5. Hvis et bestyrelsesmedlem fratræder i en valgperiode, indtræder suppleanten i bestyrelsen i den resterende valgperiode. I tilfælde af, at der ikke er valgt suppleanter og bestyrelsen har brug for en sådan, kan bestyrelsen indkaldelse til en ekstraordinær generalforsamling.

6. Som bestyrelsesmedlem eller suppleant kan kun vælges én repræsentant fra samme have. Samme have kan dog godt være repræsenteret i udvalg under bestyrelsen.

7. Bestyrelsesmedlemmer har tavshedspligt. Dette indebærer, at medlemmer ikke må videregive fortrolige oplysninger som de får adgang til via bestyrelsesarbejdet. Bestyrelsesmedlemmer er desuden forpligtiget til at udføre deres opgaver under hensyntagen til bestemmelserne i loven om persondatahåndtering.

8. Et bestyrelsesmedlem må ikke deltage i behandlingen af en sag, hvori denne selv eller en med dennes beslægtede personer er involveret eller bestyrelsesmedlemmet på anden måde er personligt interesseret.

9. Bestyrelsen varetager foreningens interesser og afholder møder, så ofte den finder det nødvendigt. Formanden indkalder til møderne, i dennes fravær er det næstformanden. Alle bestyrelsesmedlemmer kan forlange et bestyrelsesmøde. Der bliver skrevet referat af bestyrelsesmøder samt møder med medlemmer.

10. Bestyrelsen er forpligtiget til at udarbejde en forretningsorden for bestyrelsesarbejdet. Bestyrelsen fastlægger selv grundlaget for sit virke i sin forretningsorden. Efter nyvalg til bestyrelsen skal der ske en gennemgang og eventuel justering af hidtidigt gældende forretningsorden under hensyntagen til den ændrede bestyrelsessammensætning.

11. Bestyrelsesmedlemmer er forpligtet til at tilgå Kolonihaveforbundets hjemmeside og sætte sig ind i bestyrelsesvejledningen.

12. Bestyrelsen er beslutningsdygtig, når mere end halvdelen af medlemmerne er til stede. Beslutninger træffes ved simpelt flertal. Ved stemmelighed er formandens stemme udslagsgivende.

13. Nødvendige udgifter til bestyrelsesarbejdet, møder, kontorhold og lignende dækkes af foreningen. Det fastsatte administrationsgebyr ved salg, deles ligeligt imellem bestyrelsesmedlemmerne.

14. Generalforsamlingen fastsætter honorarer til tillidsvalgte i foreningen.

15. Bestyrelsen skal sikre at der er tegnet:

En bestyrelsesansvarsforsikring.
En underslæbsforsikring.
En brand- og indboforsikring for fælleshuset og dertil hørende skur.
En ulykkesforsikring, der omfatter skade på personer i forbindelse med fællesarbejde i foreningen.

§ 12. Afståelse af havelod

Overdragelse/salg af havelod kan kun ske med bestyrelsens godkendelse og direkte medvirken.
Bestyrelsen skal have en skriftlig opsigelse med 3 måneders varsel til den 1. førend salg kan komme på tale.
Haver udbydes indledningsvist til internt interesserede iblandt haveforeningens medlemmer. Medlemmerne får en svarfrist maks. 1 uge til at tage stilling til eventuel overtagelse. Hernæst udbydes haven til salg via den eksterne venteliste.
Foreningen har en offentligt tilgængelig venteliste, som trådte i kraft den 16. februar 2020. I tilfælde af, at ingen fra ventelisten er interesserede, er det op til sælger at finde en køber.
Køberen overtager huset og havelodden for den vurderingssum, som er fastsat af Kolonihaveforbundets vurderingsudvalg. Vurderingssummen er max. Vederlagspris for bygning og beplantning. Der må ikke kræves vederlag for retten til lejemålet. Evt. gæld f.eks. til banklån er alene en sag imellem sælger og køber.
Køb må ikke gøres betinget af samtidigt køb af løsøre. Hvis løsøre sælges, skal værdien svare til standen. Bestyrelsen godkender løsøre for at sikre, at der ikke er blevet taget overpriser. Løsøre kommer ikke til at fremgå af overdragelsesdokument og lejekontrakt. Løsøre må højst udgøre 20% af vurderingsprisen.
Afstår et medlem sin havelod, skal det nye medlem betale det vedtagende medlemskontingent samt indskud.
Alle havelodsejere skal underskrive et overdragelsesdokument ved salg. Køber, sælger samt bestyrelsen skal have et eksemplar af dette. Køber skal desuden underskrive en lejekontrakt med foreningen. Køber samt bestyrelsen skal have en kopi af denne.
I tilfælde af, at et eksisterende medlem vælger af købe en anden have i foreningen, skal dennes havelod, udbydes internt/eller sælges via ventelisten. Dog kan der godt byttes havelod, dette forudsætter dog, at der bliver foretaget en vurdering af begge havelodder.
Ved salg er det påkrævet, at både køber samt sælger viser gyldigt sygesikringsbevis samt billedlegitimation (pas eller kørekort)
Betalingen for haveloddet afregnes sælger og køber imellem, undtaget hvis sælger har udestående gæld til foreningen.
Foreningen påtager sig intet ansvar overfor et indtrædende medlem, hvis et udtrædende medlem bevidst eller ubevidst har fortiet forhold om pantsætning eller skjulte fejl og mangler, der overdrages.
Ved ulovlige tilbygninger/skure, bevoksning etc. forpligtiger sælgeren sig til at fjerne disse inden salg. I særlige tilfælde kan det aftales, at køber overtager forpligtigelsen mod en reducering af købsprisen.
Sælger skal fjerne indbo som køber, ikke ønsker at overtage, og sørge for at grunden er ryddelig.
Sælger opkræves et administrationsgebyr for dækning af udgifter/tidsforbrug i forbindelse med salgsprocedure.
Ved salg af havelod tilbagebetales forudbetalt haveleje eller indskud ikke og sælger kan ikke opkræve køber disse beløb.

§ 13. Vurderingsudvalg

1. Ved afståelsen af et havelod, skal der foretages en vurdering af hus og have af nordøstsjællandskredsens vurderingsudvalg under Kolonihaveforbundet. Sælger skal indbetale vurderingsgebyr til nordøstsjællandskredsens kontonummer samt informere bestyrelsen om kommende salg. Bestyrelsen indkalder medlemmet til den fastsatte vurderingsdato. Medlemmet skal være tilstede ved vurderingen men kan også give fuldmagt til dette i dennes fravær. Der skal være mindst 1 med fra bestyrelsen ved vurderingen.

2. Vurderinger kan påklages til kredsens vurderingsankeudvalg, jf. kredsvedtægtens §8, stk. 2. Vurderingsudvalgets afgørelse er bindende for alle partner og kan ikke påklages.

§ 14. Ophævelse af medlemmers lejeaftale

Ophævelse af et medlems lejeaftale med foreningen og dermed udelukkelse, kan ske i følgende tilfælde:

Ikke rettidig betaling af kontingenter og afgifter.
Væsentlig forsømmelse af havelod eller bygning eller fælleshus/friarealer.
Ufordragelig adfærd overfor andre medlemmer.
Modarbejdelse eller gentagne overtrædelser af foreningens vedtægter.
Grov misligholdelse af ordensregler.
Ved fast bopælsadresse/ folkeregisteradresse i en anden kommune eller ved flytning til en anden kommune, jf. gældende lejekontrakt med Lyngby-Taarbæk Kommune.
Under henvisning til straffeloven vil handlinger, der sker på foreningens område, herunder trusler af grov karakter, vold, salg af euforiserende stoffer, hæleri, og lignende medføre øjeblikkelig eksklusion fra foreningen på foranledning af en enig bestyrelse.
Udelukkelsen har den retsvirkning, at havelodden skal overdrages til en ny køber efter vurdering og afregning senest en måned efter udelukkelsesdagen.
Prisen for en vurdering af nordøstsjællandskredsens vurderingsudvalg fratrækkes vurderingsprisen, hvis sælger ikke har betalt denne.
Ved udelukkelse skal medlemmet fortsat betale alle opkrævninger (haveleje etc.) indtil overdragelsen er fuldført. Hvis dette ikke er sket, vil det skyldige beløb blive tilbageholdt i prisen for salget.

§ 15. Tvister og klager

1. Bestyrelsen afgør uenigheder og tvivlsspørgsmål medlemmerne imellem, hvis det ikke har kunnet løses imellem parterne. Bestyrelsen har til enhver tid mulighed for at søge hjælp fra andre instanser, hvis bestyrelsen

Klager vedrørende forhold på haveforeningens område eller vedrørende overtrædelse af gældende vedtægter og ordensbestemmelser skal fremsættes skriftligt overfor bestyrelsen, der har pligt til at påtale de påklagede forhold, medmindre bestyrelsen vurderer, at de er uberettigede. Hvis påtale ikke hjælper, skal bestyrelsen handle efter de gældende regler.
Klageren skal have et skriftligt svar senest 8 dage efter, at klagesagen er behandlet på et bestyrelsesmøde.
I tilfælde, hvor vedtægter og ordensbestemmelser ikke er fyldestgørende, kan bestyrelsen handle efter eget skøn men under ansvar overfor generalforsamlingen. Beslutninger truffet i medfør af foreningens bestemmelser i henhold til vedtægter og ordensbestemmelser, kan ikke påklages overfor kommunen, selvom de er mere vidtgående end bestemmelsen i kontrakten mellem Lyngby- Taarbæk Kommune og Kolonihaveforbundet.

§ 16. Tegningsret

1. Foreningen tegnes af formand og kassereren i fællesskab.

2. Foreningen disponeres ved underskrift af kasserer, som kan råde over kort og netbank til foreningens bankkonto. Bestyrelsen kan meddele prokura. Formand har via kasserer adgang til kort, netbank og e-boks, hvis kassereren tillader dette. Bestyrelsen kan meddele prokura.

§ 17. Regnskab og revision

1. Foreningens regnskabsår er kalenderåret. Årsregnskab skal udarbejdes i overensstemmelse med god regnskabsskik og være i overensstemmelse med den foretagne bogføring og tilstedeværende bilag.

2. Kassereren fører regnskabet og er ansvarlig for foreningens midler, der skal indsættes i banken.

3. Kassereren bemyndiges til få signatur til netbank samt e-Boks samt et betalingskort.

4. Regnskabet skal ajourføres løbende i excelark.

5. Det færdiggjorte årsregnskab med budgetforslag til det kommende årsbudget skal senest afleveres til revisor og formand i anden uge af januar måned.

6. Kassereren aflægger årsregnskab på den årlige generalforsamling. Revisor skal godkende årsregnskabet, som skal medsendes indkaldelse til den ordinære generalforsamling. Formanden skal slutteligt godkende årsregnskabet. Det påhviler den valgte revisor at gennemgå og godkende foreningens årsregnskab og føre protokol over de bemærkninger revisionsarbejdet måtte give anledning til. Formand og revisor kan foretage uanmeldt regnskabseftersyn ved behov.

§ 18. Foreningens opløsning

1. Hvis foreningen som lejer ikke nøje overholder bestemmelserne i kontrakten mellem Kolonihaveforbundet og Lyngby-Taarbæk Kommune, er kommunen berettiget til at opsige kontrakten. Misligholdelse af kontrakten gælder blandt andet ved manglende betaling af jordleje, og ved opførelse af havehuse/ installationer mm, der ikke er godkendt af ejer, og hvor lejer (foreningen) ikke medvirker til lovliggørelse. I tilfælde af opsigelse på grund af misligholdt kontrakt betragtes tilladelsen til arealets benyttelse til fritidshaver som bortfaldet.

2. Fra lejers side kan lejemålet opsiges med 6 måneders varsel til en 1. april.

3. Ved opsigelse skal arealet afleveres i ryddelig stand. Det vil sige, at alle havehuse, beplantninger, mv. der tilhører medlemmerne skal fjernes fra arealet inden 3 måneder fra den dato, kommunen i rekommanderet brev til haveforeningen har givet meddelelse herom. (Se krav og undtagelser i gældende lejekontrakt.)

4. Ved foreningens ophør skal en evt. formue ved likvidationens afslutning udbetales til de medlemmer, der var registreret som medlemmer på det tidspunkt beslutningen om opløsning blev truffet.

5. Hvis beslutningen alene skyldes, at foreningens virke overføres til et andet område, skal foreningens formue overføres til den forening, der viderefører det nye område med de samme forpligtelser overfor den opløste forenings medlemmer.

6. Foreningen kan ikke opløses så længe en lejekontrakt med udlejer er i kraft.

Der henvises i øvrigt til gældende lejekontrakt med Lyngby-Taarbæk Kommune, foreningens ordensbestemmelser samt gældende regler hos Kolonihaveforbundet.